Archivage des documents : quelles tendances ?

Archivage des documents : quelles tendances ?

Par Mister Rayonnage
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Outre l’aspect légal, l’archivage pour les entreprises est un enjeu à la fois économique et pratique. En effet, la classification mise de côté, les documents d’archives permettent une meilleure rétrospective et d’avoir des références en cas de besoin. Si l’outil informatique est aujourd’hui omniprésent, ce n’est pas toujours la solution privilégiée pour la conservation des dossiers pour près de 64% des entreprises.

Archivage numérique VS archivage physique

Le principal argument en faveur de l’archivage numérique est le gain de place et la gestion : finies les étagères remplies de dossiers, tout est centralisé sur un serveur (cloud, local ou distant) et il est possible d’y accéder sans devoir bouger de son bureau. Si l’idée, en théorie, est séduisante, il faut toutefois y aller avec parcimonie. En effet, l’aspect sécurité est à prendre en considération. Si les deux solutions comportent des risques (dégradation, perte, vol de documents), l’impact n’est pas toujours le même.

Archivage physiqueArchivage numérique

Les + :

  • - Classement propre à l’entreprise
  • - Partage des archives en plusieurs sites possible (local / externe)
  • - Meilleure maîtrise des risques

Les + :

  • - Consultation à distance possible
  • - Sauvegarde locale possible

Les - :

  • - Consultation sur place uniquement
  • - Risque de dégradation des documents selon la qualité de l’air / l’humidité
  • - Risque de destruction incendie inondation
  • - Coûts dépendants de l’immobilier (si location d’un espace de stockage)
  • - Limité en terme d’espace

Les - :

  • - Risque de piratage / corruption des données
  • - Aucune consultation possible sans connexion Internet et/ou électricité
  • - Dépend de l’hébergeur (gestion et suppression des documents pas toujours possible)
  • - Nécessite du matériel performant (achat + entretien)
  • - Uniformisation des données requises
  • - Dépend de l’espace de stockage alloué
  • - Valeur légale des documents pas toujours reconnue
  • - Prix mensuel ou annuel dépendant de l’hébergeur

Sans compter que 72% des entreprises optant pour l’archivage numérique conservent malgré tout le document papier original ! Dans un cas comme dans l’autre, le système d’archivage doit être pensé en amont (par date, type, prestataires, etc.) afin de pouvoir retrouver facilement vos documents. 

En résumé, même si l’archivage numérique se démocratise, l’archivage physique a encore de belles années devant lui avant de devoir céder sa place. C’est pourquoi Mister Rayonnage vous accompagne pour répondre à tous vos besoins grâce à une gamme étendue de rayonnages d’archives.

Nos racks archives s’adaptent à vos habitudes

Parce que chaque entreprise a sa propre méthode de classement, Mister Rayonnage vous propose des solutions sur-mesure afin d’optimiser vos missions d’archivage pour accueillir :

  • - Boîtes d’archives (profondeur : de 340 à 680 mm)
  • - Caisses et cartons (profondeur : 540 mm)
  • - Dossiers suspendus (montants et lisses fournis)
  • - Classeurs (profondeur : 300 à 600 mm)

En complément des rayonnages, notre équipe met à votre disposition de nombreux accessoires afin de personnaliser votre équipement. Retrouvez sur notre catalogue en ligne des plaques d’isorel ou des dessus tolé à poser sur chaque niveaux, mais aussi des côtés ou des fonds pour habiller le rayonnage archives et des séparateurs de rayonnage pour classer ou aménager vos racks comme vous le souhaitez. Une question ? Un devis ? Notre équipe est à votre écoute pour vous proposer la solution idéale pour la création ou la rénovation de votre espace d’archives.